Els principals instruments de planificació estratègica de la Generalitat de Catalunya són el Pla de Govern, el Pla Departamental i el Pressupost. Cada nou equip de Govern els adapta al programa electoral de cada legislatura i en ret comptes. Pels departaments, el gran repte és encaixar els tres punts de vista, concretar els objectius i fer-ne un seguiment únic. Cal ser eficients, coherents i transparents. La implementació recent a la Generalitat de Catalunya de l’Office 365, ofereix unes oportunitats úniques per assolir aquests reptes. Cal voluntat d’aprendre, d’innovar i perseverar en la fita. Les noves tecnologies afavoreixen el canvi cultural, que es pot accelerar amb la construcció d’espais per compartir experiències, el disseny de productes a curt i mig termini i, sobretot, el compromís de la direcció en el projecte.

La planificació estratègica és el conjunt d’instruments per afavorir que l’organització treballi i pensi conjuntament en el seu futur (La gestió pública davant de la planificació estratègica). En l’actualitat, esdevé cabdal per avançar en la nova orientació de la gestió pública a la ciutadania, que vol assolir una major participació, governança i transparència. La tecnologia actual facilita la coordinació i la qualitat del procés de planificació, alhora que ajuda a construir-ne una cultura comuna.

Des de fa dues dècades el corrent de modernització anomenat Nova gestió pública ha impactat en dos grans àmbits: la gestió dels incentius i de l’excel·lència, que han introduït diverses metodologies vinculades amb l’orientació als resultats, i la planificació estratègica. La Generalitat de Catalunya ho va incorporar amb la implementació de tres grans instruments:

• El Pla de Govern, instrument públic coordinat per Presidència, recull els compromisos de l’executiu al llarg de la legislatura.
• El Pla Departamental, instrument intern de cada Departament, inclou mesures de Govern, projectes amb impacte pressupostari i actuacions rellevants per la propera legislatura.
• Les Memòries de programa, instrument públic coordinat per Economia, explica el vessant funcional del pressupost i incorpora actuacions amb impacte pressupostari de l’any següent.

Es poden identificar dos actors clau en el procés de planificació dels departaments segons la Guia de criteris per a l’elaboració de plans i programes de la Generalitat de Catalunya (les unitats directives i els equips directius), i tres nivells de planificació -de més estratègic a més operatiu- (el pla departamental, els plans sectorials i els projectes).

Les unitats directives són les encarregades de gestionar béns i serveis. Coneixen les necessitats del seu àmbit competencial. Segons els objectius, desenvolupen i executen plans sectorials o projectes. Per tant, la seva planificació és més operativa i no és homogènia.

L’equip directiu defineix l’orientació estratègica i és l’encarregat d’aprovar el pla departamental, el Pla de Govern i les Memòries de programa pressupostàries. Necessita fer un seguiment dels plans sectorials i els seus projectes, per assegurar-ne la viabilitat i prendre les decisions oportunes en els moments crítics.

Els departaments compten amb llocs de treball transversals, normalment en els gabinets tècnics, encarregats de coordinar la planificació estratègica, garantir la idoneïtat de les propostes rebudes i aplicar els criteris de la Guia per a la planificació i pressupostació estratègica de la Generalitat de Catalunya. El repte és trobar eines que atenguin les necessitats dels actors i facin el procés de planificació més eficient, coherent i transparent.

El desplegament del nou model d’Administració digital suposa un canvi radical en les formes de relacionar-nos amb la ciutadania i les empreses, però també en les formes de treballar digitals i innovadores. L’extensió de l’ús de l’Office 365 ofereix noves oportunitats.

En les darreres tres legislatures el Gabinet Tècnic de Justícia ha experimentat una transformació gradual del procés de planificació. Hi ha hagut una voluntat d’innovar utilitzant noves eines, així com un procés d’aprenentatge i de perseveració en els objectius. Tanmateix, les noves tecnologies no són transformadores per si soles, si no s’acompanyen d’altres accions que incideixin en la cultura de la planificació.

La transformació del procés de planificació a Justícia

Des de la construcció del primer Pla de Govern 2004-2007 i les primeres Memòries de programa del Pressupost 2006, Justícia ha utilitzat tres sistemes d’informació diferents:

• El corporatiu
• Els Excels amb el Power BI
• La Power Apps amb el Power BI

La imatge següent explica cada tecnologia i les seves característiques:

En aquesta evolució es poden identificar tres fases:

1a fase. Sistema corporatiu

Presidència va desenvolupar un sistema en entorn web anomenat PdG amb els elements bàsics de la planificació. Tenia un espai per informar el Pla de Govern i un altre pel Pla departamental. S’informaven els objectius, actuacions i indicadors. Aquesta informació s’utilitzava per elaborar i actualitzar els plans i les Memòries de programa.

L’eina va resoldre molts dels reptes que plantejava la planificació estratègica a la Generalitat de Catalunya. Part de les funcions i les lògiques del PdG es van deixar obertes per evitar incidir en les particularitats de cada departament. La implementació del PdG es va acompanyar de formació, manuals i guies. Això va acostar les formes de treballar dels departaments. El sistema va aportar molts beneficis, donava una bona visió estratègica, però no va resoldre les noves necessitats.

A Justícia es va optar per permetre que les unitats directives introduïssin la informació al PdG. Des del Gabinet Tècnic es va dissenyar un Access per garantir la consistència de les dades i construir informes mensuals adaptats pel Consell de Direcció. Es va constatar que el PdG no era àgil per informar l’operativa de les unitats, només s’actualitzava quan ho demanava la direcció. Les unitats van crear els seus propis sistemes de seguiment. El procés de planificació a Justícia va esdevenir ineficient.

2a fase. Sistema Excel i Power BI

Es va iniciar un procés per avaluar la conveniència del PdG. Es va determinar que calia identificar els referents de planificació a cada unitat, per tal d’integrar les diferents necessitats de seguiment, i proposar un nou sistema per Justícia. La Secretaria General va convocar la primera reunió de referents i va empoderar el Gabinet Tècnic per coordinar el projecte. L’objectiu era dissenyar un sistema amb lògiques per evitar l’error humà, ser més eficient i reaprofitar la informació. L’eina havia de ser útil tant des d’una visió operativa com estratègica.

Les reunions amb els referents de la planificació eren periòdiques. Eren un espai de debat, per consensuar criteris i identificar noves necessitats. Els participants van aprendre i traslladaven l’aprenentatge als seus companys. L’equip directiu va validar un nou sistema basat en fulls de càlcul i un quadre de comandament directiu.

Es van dissenyar uns Excels que estructuraven la informació de forma similar al PdG. La unitat informava del detall de l’actuació (el mínim imprescindible). Es calculava automàticament el progrés i les dates. Es van definir fórmules per garantir la consistència. Es van crear macros per construir una base de dades i reaprofitar la informació. Es va dissenyar un quadre de comandament per la direcció amb el Power BI, que contenia alertes i indicadors de progrés.

Els referents de la planificació coordinaven l’actualització dins la seva unitat directiva. El Gabinet Tècnic revisava les lògiques i la coherència de les dades i actualitzava el Power BI. El sistema va integrar la planificació operativa i l’estratègica, però no va resoldre la utilització multiusuari. La versió en línia de l’Excel no permetia utilitzar macros, només es podia utilitzar la versió d’escriptori. No es podia delegar l’actualització als tècnics que coneixien la situació dels projectes.

3a fase. Sistema Power Apps i Power BI

A finals del 2019 es desplega l’Office 365 al Gabinet Tècnic de Justícia amb l’acompanyament de l’Àrea TIC. Dona accés a utilitzar la Power Apps una eina més robusta, flexible i multiusuari que l’Excel.

Es construeix un prototip amb els camps, lògiques i automatismes de l’Excel i les millores pactades amb els referents. La Secretaria General aprova canviar d’eina. El Gabinet Tècnic, amb el suport de l’ÀTIC, destina unes 130 hores a construir la Power Apps, amb un cost estimat de 700 euros. El coneixement queda internalitzat, de moment no hi ha la necessitat de contractar un manteniment.

La Power Apps recull l’operativa de les unitats i l’informen els tècnics. La connexió amb l’entorn de SharePoint permet una actualització diària del Power BI. Els referents de la planificació només vetllen per la qualitat de les propostes i el seguiment dels compromisos. És al més eficient possible. El traspàs de l’eina s’ha fet amb dues reunions amb referents de cada unitat. S’ha explicat l’eina, s’han identificat usuaris i s’ha pactat el traspàs. El procés s’ha acompanyat d’infografies i vídeo-tutorials.

El Departament de Justícia comença la 14a legislatura amb un nou sistema. Caldrà observar quins nous reptes es plantegen. Es preveu avaluar-ne els pros i contres en els propers dos anys.

La tecnologia actual està ajudant a la transformació cultural, però amb l’experiència del Departament de Justícia podem afirmar que calen altres iniciatives: productes a curt termini d’interès per a l’organització, accions comunicatives i espais de debat.

Bernat Sanchez Blanco
Marta Blanch Serentill

Departament de Justícia